A crise na gestão de documentos


O mundo globalizado, juntamente com os recursos tecnológicos, criam um volume de documentos e informações que precisam ser gerenciados e avaliados. Entretanto, ao que parece, os profissionais estão sendo engolidos por uma avalanche sem fim de papéis, e-mails, mensagens de voz e outros. Penso que a falta da Gestão de Documentos não é reconhecida como uma dessas causas em muitas organizações, talvez porque não há “um único grande problema” e muitos executivos simplesmente ignoram o fato. A maioria das organizações não entende o quanto a falta de gestão documental custa, em reais, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque elas não dispõem de nenhum meio fácil de mensuraçao em relação ao custo total do problema de gerenciamento de documentos. Ocorrerão ainda muitas mudanças. Documentos de voz e eletrônicos nos permitem duplicar e triplicar nossos canais de comunicação. As pessoas frequentemente enviam e-mails, deixam mensagens de voz, e também mantêm cópias em papel. Tudo isso aumenta o trabalho, e reduz a eficiência. Pesquisas apontam que não só o volume de documentos eletrônicos explodiu, mas o volume de papéis utilizados aumentou a cada ano na maioria das empresas. Muitos estudos são limitados demais na visão de custos. Eles medem o custo do equipamento, tinta, tonner, que indicam os custos diretos dos documentos, e falham na captura do custo estimado, ou seja, no desperdício de tempo, nos erros ou falhas, na baixa qualidade dos documentos. Com isso, os custos podem ser multiplicados em até dez vezes. Existem poucos estudos que mostram custos estimados. Com as novas tecnologias para documentos, nós temos a oportunidade de sermos mais eficientes em todo o sistema de gestão de documentos. Entretanto, estas novas tecnologias somente irão atingir seu objetivo se forem usadas do jeito correto. As vantagens competitivas virão da combinação entre tecnologias e pessoas, e, do processo efetivo de fomentar a competitividade. Até hoje, muitas empresas não acompanham o desenvolvimento da tecnologia no gerenciamento de documentos. Por exemplo, precisamos desenvolver na gestão documental requisitos básicos para uma linha de produção: produtividade, bom gerenciamento de documentos e controle de qualidade. As empresas que atualmente utilizam a Gestão de Documentos como vantagem competitiva estão conquistando novos negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal cada vez mais eficiente para seus clientes, e alcançando baixos custos em relação aos seus concorrentes usando melhor a tecnologia. Por isso, a importância do desenvolvimento da Gestão Documental nas empresas. Dado o tanto de dinheiro e de tempo consumidos pela gestão de documentos, cada empresa hoje deveria desenvolver ações estratégicas nesta área. Que informações nós precisamos armazenar? Em que formato? Em quanto tempo? Existe nesta área uma grande chance de aumentar a lucratividade e produtividade. Grandes oportunidades para as empresas estão relacionadas a tudo que envolve esta questão. Pense também que aí podem estar os maiores e melhores retornos de

investimento possíveis de fazer.

- 12/11/2015 - http://www.administradores.com.br/artigos/negocios

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